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Les 4 clés pour bien organiser un événement caritatif

26 avril 2019
événement caritatif

Par définition un événement caritatif est une rencontre qui a pour but de sensibiliser les publics aux causes d’une association , une organisation, une fondation mais surtout de trouver des fonds et des volontaires pour la faire avancer dans son oeuvre. 

L’organisation d’un tel événement demande beaucoup de précision et nous vous dévoilons les 4 clés essentielles pour que votre événement caritatif se déroule dans les meilleurs conditions et rencontre le succès.

Trouver votre public

Dans un premier temps, il faut que vous définissez l’objectif de cet événement. 

Est-ce que sa finalité est plutôt de récolter des fonds, de gagner en notoriété ou encore d’essayer d’atteindre un nouveau marché ? 

Ces questions permettront d’établir des objectifs concrets, réalisables par rapport à votre budget, vos cibles ou encore les échéances à tenir. 

 

Lieu de l’événement

La réussite d’un événement se trouve également dans le choix du lieu qui doit être unique, stratégique et en adéquation avec le cahier des charges. 

Un événement caritatif ne doit pas forcément se passer dans un lieu conventionnel , vous pouvez apporter une touche de créativité et d’originalité dans la sélection du lieu.

Un autre paramètre doit être pris en compte c’est l’agencement et la capacité d’accueil intérieur et extérieur du lieu de réception, pour que vos invités puissent s’y sentir confortable. 

C’est d’autant plus important car tout événement implique des besoins techniques spécifiques en terme d’installation et c’est essentiel de pouvoir s’en prémunir. 

événement caritatif

La mobilisation des partenaires

Evénement caritatifLe succès d’un événement se trouve aussi à travers les supports des partenaires, fournisseurs, sponsors et éventuellement des subventions qui viennent en aide et apportent de la visibilité à votre cause ! Leurs interventions est un engagement qui fait appel à la responsabilité et générosité de chacun se retrouvant et partageant les mêmes engagements , valeurs que vos actions. 

Un événement caritatif est l’occasion de les approcher, de les remercier pour leur contribution.

 

Le déroulé

C’est le Jour-J, vous y êtes ! 

N’oubliez pas de constituer une équipe avec une personne « référente » qui coordonnera l’événement du début à la fin. Elle se chargera notamment d’aider à la logistique, accès, hébergement et la gestion des différents prestataires. 

Le coordonateur connait par coeur le lieu de l’événement et sera à même de gérer tout imprévus ! Un gain de temps et une réduction de stress qui vous permettra de rester concentrer sur l’essentiel : votre événement !

A ne pas oublier …

De communiquer en amont et en aval sur votre événement caritatif pour que vous assurer un minimum de visibilité auprès de vos publics ! 

Encore une fois, votre communication doit s’adapter à vos objectifs… 

Aussi, il ne faudrait pas oublier vos partenaires qui vous soutiennent en incluant leurs participation (logos) sur les différents supports de communication physique et digital ! 

Evénement caritatif